i-mens: Totara implementation
i-mens is een organisatie die is ontstaan uit verschillende samenwerkende suborganisaties, namelijk Solidariteit voor het Gezin, Thuishulp en hun partners in de thuisverpleging. Door alle krachten te bundelen wil i-mens de toekomstige uitdagingen in de thuiszorg en verpleging op een positieve manier aangaan.
In 2019 besloten de suborganisaties van i-mens om het beheer van het leren binnen hun organisatie te verbeteren en te centraliseren. Sommige suborganisaties hadden al een eigen manier ontwikkeld om (online) leren te beheren, maar met het oog op toekomstige samenwerking was een gemeenschappelijk leerplatform nodig dat aan ieders behoeften voldeed. Bovendien was een van de platforms (Ilias) die ze gebruikten voor het verspreiden van e-learning verouderd, wat enkele beveiligingsproblemen veroorzaakte.
De uitdaging
Als nieuwe organisatie ging i-mens op zoek naar een toegankelijk Learning Management System (LMS) dat aansloot bij de behoeften van de suborganisaties. Om deze uitdaging aan te gaan, schakelden ze The Learning Hub in. The Learning Hub begeleidde i-mens bij hun zoektocht naar een nieuw LMS door middel van onze ‘Hoe kies je een LMS’-workshops. Na de selectie van de leverancier (Totara) vroeg i-mens aan The Learning Hub om hen te begeleiden bij de implementatie en configuratie van het LMS.
De oplossing
De eerste stap in de zoektocht naar een nieuw LMS was het organiseren van twee workshops. Tijdens deze workshops werd i-mens geïntroduceerd in de L&D-trends en de LMS-markt. Samen analyseerden we hun behoeften en daagden we hun verwachtingen ten aanzien van het nieuwe LMS uit. Bij deze analyse probeerden we altijd rekening te houden met de twee doelgroepen en hun verschillende verwachtingen. Op basis van deze resultaten stelde The Learning Hub een korte lijst van leveranciers op die aan hun verwachtingen voldeden. Uiteindelijk koos i-mens voor Totara als voorkeursleverancier en stelde een projectstartdocument op.
We begonnen de implementatie van Totara met een kick-off meeting om de gewenste configuratie-instellingen te analyseren. Het was een van onze drukste workshops ooit, omdat veel mensen uit de suborganisaties wilden horen hoe hun nieuwe LMS eruit zou komen te zien.
Op basis van de informatie uit de kick-off meeting hebben we een planning opgesteld en begonnen met het configuratieproces. Dit proces bestond uit verschillende sprints met meerdere user stories die elke week moesten worden afgerond. Aan het einde van elke sprint hadden we een vergadering met de projectmanager van i-mens om te controleren of de configuraties aan hun verwachtingen voldeden. Sommige user stories werden meteen met veel enthousiasme goedgekeurd, terwijl andere nog wat kleine aanpassingen nodig hadden. De feedback die we tijdens zo’n demomoment krijgen, zorgt voor een nog beter eindresultaat.
Naast de functionele implementatie had i-mens ook enkele vereisten met betrekking tot de technische implementatie. Enerzijds wilden ze een Single Sign-On (SSO) om ervoor te zorgen dat de interne medewerkers gemakkelijk konden inloggen met hun bekende bedrijfsaccount en wachtwoord. Anderzijds was het noodzakelijk om Totara te integreren met het HR-systeem om ervoor te zorgen dat alle nodige informatie over interne medewerkers automatisch naar Totara werd overgedragen zonder dat er voor elke wijziging veel handmatige tussenkomst nodig was. De technische implementatie werd pas geruime tijd na de functionele implementatie voltooid. Dit toont aan dat het niet altijd nodig is om alle technische aspecten al geïmplementeerd te hebben wanneer u een nieuw leerplatform in gebruik neemt. Voordat de technische aspecten volledig operationeel waren, heeft het L&D-team alles functioneel gemaakt voor een aantal pilotteams.
i-mens blijft zijn kennis van Totara en het gebruik van het platform verder uitbreiden. Naast een georganiseerde training voor de gebruikers die verantwoordelijk zijn voor de trainingen en de trainers zelf, geven we ook feedback op ondersteuningsvragen wanneer daarom wordt gevraagd. In de toekomst wil i-mens de huidige API-ontwikkeling uitbreiden en de look en feel van het platform moderniseren om de gebruikerservaring te verbeteren.
Het resultaat
Tegenwoordig maakt elke nieuwe collega van i-mens tijdens zijn of haar introductieproces kennis met Totara. Zo krijgen thuisverpleegkundigen die bij het bedrijf beginnen toegang tot cursussen over hun specifieke softwaretools en een cursus over het bedrijfsbrede aanwezigheidsregistratiesysteem, waarbij de nadruk ligt op hun specifieke behoeften. Ze krijgen ook informatie over de missie, visie en waarden van de organisatie via een cursus ‘Waar staat i-mens voor?’. i-mens is een grote organisatie die veel diensten aanbiedt aan klanten, dus het is belangrijk dat alle collega’s op de hoogte zijn van de verschillende soorten diensten die beschikbaar zijn. Medewerkers ontvangen deze informatie via meerdere kanalen, maar Totara is een belangrijk kanaal omdat het mogelijk is om de boodschap op een uniforme manier aan iedereen door te geven, ongeacht tijd en locatie.
i-mens besloot om hun LMS in één specifieke afdeling binnen hun organisatie te lanceren. In de toekomst zullen echter alle medewerkers van i-mens de kans krijgen om hun kennis te verbeteren of bij te werken door een van de cursussen op Totara Learn te volgen. Ze bieden hun medewerkers cursussen aan over verschillende onderwerpen, zoals soft skills (bijv. omgaan met stress), softwaretraining of kennistraining (bijv. infectieziekten). Dit heeft het afgelopen jaar geresulteerd in meer dan 4.500 logins en 8.400 voltooide cursussen in totaal.
Dankzij de specialisten van The Learning Hub hebben we Totara met succes kunnen implementeren. Een Learning Management Systeem dat we de komende jaren zullen kunnen gebruiken. Door met hen samen te werken hebben we ook enorme sprongen gemaakt in het digitaliseren van onze L&D-inspanningen.