Projective Group: Learn365 implementation
Projective Group is een adviesbureau dat gespecialiseerd is in het leveren van strategische, operationele en technologische oplossingen voor de financiële dienstensector. Ze richten zich op innovatie en transformatie en helpen klanten bij het navigeren door complexe uitdagingen en het stimuleren van groei binnen hun organisaties. Ze hebben zes gespecialiseerde afdelingen die zich elk richten op een ander aspect van de sector: data, betalingen, pensioenen en verzekeringen, risico en compliance, talent en transformatie.
De uitdaging
Projective Group stond voor verschillende uitdagingen bij hun zoektocht naar een Learning Management System (LMS).
Ten eerste hadden ze een gecentraliseerd platform nodig om de leeractiviteiten in verschillende afdelingen en vestigingen te beheren, aangezien het bedrijf aan het groeien is. Op dit moment hebben ze vestigingen in België, Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland en Zwitserland. Schaalbaarheid is cruciaal om zowel de verdere groei van het bedrijf als de toenemende vraag naar opleidingen op te vangen zonder in te boeten aan kwaliteit of consistentie. Daarnaast zijn robuuste rapportagemogelijkheden nodig om de voortgang en prestaties van medewerkers en het gebruik van opleidingsbudgetten te monitoren. De grootste uitdaging ligt echter in het opzetten van een naadloos proces voor opleidingsaanvragen. Het stroomlijnen van dit proces voor het aanvragen van zowel interne als externe opleidingen was een essentiële stap om de opleidingsbehoeften binnen de organisatie effectief te beheren.
Naleving van wettelijke vereisten en efficiënt contentbeheer waren ook belangrijke aandachtspunten. Bovendien moet de bevordering van een betere ontwikkeling van medewerkers door middel van gepersonaliseerde leertrajecten en middelen leiden tot meer betrokkenheid, tevredenheid en behoud van personeel.
De oplossing
Na een grondige selectie van leveranciers is Learn365 gekozen als oplossing voor de hierboven geschetste uitdagingen. Door gebruik te maken van de gebruikersinformatie in Active Directory kan een naadloze integratie met de organisatiestructuren worden gerealiseerd. Gebruikers uit Active Directory kunnen systematisch worden toegevoegd aan Learn365, wat het uitbreidingsproces naar andere locaties wereldwijd vereenvoudigt. Deze integratie zorgt voor schaalbaarheid en maakt het mogelijk om de voordelen van het platform uit te breiden naar verschillende organisatieonderdelen en geografische locaties.
Het proces voor het aanvragen van externe trainingen is niet direct beschikbaar in Learn365, maar met behulp van Power Automate en Power Apps kunnen eenvoudig aangepaste workflows worden ontwikkeld. De IT-afdeling van Projective Group heeft dit opgepakt en een aanvraagformulier ontwikkeld dat is afgestemd op hun specifieke behoeften, zodat gebruikers externe trainingen kunnen aanvragen. Een belangrijke functionaliteit in dit formulier is dat eerder door andere gebruikers aangevraagde externe trainingen worden weergegeven en kunnen worden geselecteerd. Dit voorkomt dat dezelfde cursus meerdere keren wordt aangemaakt, wat de efficiëntie bevordert en dubbel werk voorkomt.
Standaard rapportagemogelijkheden zijn beschikbaar in Learn365, maar voor verdere uitbreiding heeft Projective Group onderzoek gedaan en uiteindelijk geïnvesteerd in het automatiseringscentrum van Zensai. Binnen dit automatiseringscentrum zijn tools zoals de ‘Reporter’ beschikbaar, die de rapportagefunctionaliteit uitbreiden tot buiten de standaardfuncties van het platform. Hiermee kan Projective Group eenvoudig aangepaste Microsoft Excel- of CSV-rapporten maken op basis van verschillende datasets, zoals inschrijvings-, cursus-, gebruikers-, certificaat- en sessiegegevens. Gegevens kunnen worden gefilterd met behulp van een regelbouwer en de benodigde velden kunnen worden opgenomen met een gegevensmodeller.
Bovendien maakt de ‘Reporter’ het mogelijk om extra gebruikersattributen op te nemen die zijn gesynchroniseerd met Learn365. Het biedt ook opties om rapporten in te plannen voor automatische generatie op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis, en maakt het mogelijk om rapporten op aanvraag aan te vragen. Projective Group kan rapportdefinities klonen voor het maken van vergelijkbare rapporten, rapporten automatisch uploaden naar SharePoint en waarschuwingen en toegangsrechten beheren.
Het resultaat
Het resultaat van de recente implementatie en samenwerking is een leeromgeving die volledig is afgestemd op de behoeften van Projective Group. Deze leeromgeving is volledig geïntegreerd in de SharePoint-omgeving van Projective Group, waardoor de vertrouwdheid en gebruiksvriendelijkheid worden vergroot. Via een open catalogus hebben gebruikers toegang tot beschikbare cursussen en kunnen ze ook externe trainingen aanvragen. Dit zorgt voor een naadloze leerervaring die is afgestemd op de specifieke eisen en workflows van Projective Group, waardoor medewerkers effectief kunnen leren en zich kunnen ontwikkelen binnen hun vertrouwde werkomgeving.
Een van onze belangrijkste vereisten was het vinden van een Learning Management Systeem dat gebruiksvriendelijk is, zowel voor de gebruiker als voor de beheerder. Learn365 voldoet volledig aan deze vereiste, omdat het zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk is, zowel aan de voorkant als aan de achterkant. Het ziet er zeer overzichtelijk en eenvoudig uit, maar onderschat het niet, het systeem kan heel wat. Zensai blijft zich ook verder ontwikkelen, iets wat we alleen maar kunnen toejuichen. Er worden regelmatig nieuwe releases uitgebracht waarin nieuwe functies worden toegevoegd, maar ook bestaande functies worden verbeterd.
Ik ben ervan overtuigd dat Learn365 het juiste LMS is voor Projective Group en dat het zal bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van Learning & Development binnen ons bedrijf.