Testimonial: Totara implementation at Provincie Antwerpen
Om alle medewerkers van Provincie Antwerpen te ondersteunen in hun professionele ontwikkeling en groei, was de afdeling Talent en Organisatieontwikkeling op zoek naar een moderne leeroplossing.
In het overkoepelende project ‘HR-digital’, waarin HR-applicaties worden geüpdatet, hebben de payrollengine en de personeelsdatabase al een nieuwe look gekregen. De implementatie van een digitaal leerplatform paste dan ook volledig in deze innovatiekoers.
De uitdaging
In het verleden werd al leersoftware gebruikt om deelnemers te beheren en in te schrijven, maar die bleek niet erg gebruiksvriendelijk en beschikte niet over een module voor kennisdeling, sociaal leren of de mogelijkheid om e-learning te importeren. Aangezien de licenties voor deze tool eind 2020 afliepen, was er nu een echte kans om te investeren in een toekomstgerichte oplossing waarbij gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie voorop staan.
Na afloop van de aanbestedingsprocedure werd Totara Learn gekozen als de optimale oplossing omdat deze voldeed aan de verwachtingen van de Provincie Antwerpen. The Learning Hub kreeg de verantwoordelijkheid om de implementatie van het nieuwe digitale leerplatform te begeleiden.
Na de lancering van het LMS binnen de organisatie bleef de Provincie Antwerpen zich inzetten om hun site te verbeteren en de gebruikerservaring te optimaliseren met nieuwe functies. In 2024 startte ze een intern project om het onboardingproces binnen de organisatie te verfijnen. Na enig intern onderzoek werd Totara Perform gekozen om de taken rond het onthaal van nieuwe medewerkers te stroomlijnen.
De oplossing
Op basis van de agile methodologie werd het project opgedeeld in verschillende sprints om het leerplatform te configureren. Dit begon met een kick-off workshop, waarna de definitieve planning kon worden opgesteld. Het projectteam van de Provincie Antwerpen heeft veel kennis opgedaan over Totara door de beschikbare Totara Academy-cursussen te volgen. Met deze kennis en de aanvullende begeleiding van onze leeradviseurs tijdens de sprintdemo’s zijn ze in zeer korte tijd bekwame eigenaars van het platform geworden.
Om de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren, werd een Single Sign-On (SSO) geïmplementeerd. Vervolgens werd een integratie met de personeelsdatabase opgezet. Hierdoor worden persoonlijke gegevens zoals naam, e-mailadres, functie, afdeling en manager dagelijks naar het LMS overgebracht, wat resulteert in een platform dat altijd up-to-date is en minder tijdrovend om te beheren.
We hebben ook een persoonlijk welkomstbericht aan de startpagina toegevoegd. Dit maakt de hele gebruikerservaring persoonlijker. Het nieuwe leerplatform kreeg intern de naam ‘LEO’ en werd begin 2021 gelanceerd. Zo kon de hele organisatie meteen goed aan het nieuwe jaar beginnen en zijn de eerste reacties dan ook alleen maar positief.
Een van de belangrijkste vereisten was het beheren van klassikale trainingen (ILT) en webinars (VILT). Naast het opvolgen van inschrijvingen en het registreren van aanwezigheid, werd ook de mogelijkheid toegevoegd om interesse aan te geven. Zo kunnen beheerders hun trainingsaanbod fijnmazig opstellen op basis van de interesse van de medewerkers. Tot slot werden ook de standaard meldingen aangepast, zodat medewerkers bij hun inschrijving voor een webinar direct de link naar de webinar-locatie in hun mailbox ontvangen.
Na afloop van een cursus wordt regelmatig feedback verzameld bij de cursisten via de standaard feedbackactiviteit. Automatische herinneringen helpen de inzendingspercentages te verbeteren en moedigen cursisten aan om na enige tijd terug te keren naar de cursuspagina. Met deze functie kan de Provincie Antwerpen beoordelen of cursisten de kennis hebben toegepast en hun gedrag hebben aangepast na afloop van de cursus.
Enkele jaren later heeft de Provincie Antwerpen een uitgebreid en divers leeraanbod voor haar medewerkers opgezet. Ze bieden zowel variatie in inhoud (IT, welzijn, management, veiligheid en milieu, werkefficiëntie, …) als in leermethoden (klassikale sessies, e-learning, webinars, groepscursussen). Medewerkers kunnen dit leeraanbod bekijken in de Totara-catalogus, waar de duur van elke cursus wordt aangegeven met een zandloperpictogram. In de cursusbeschrijvingen worden citaten van andere cursisten gebruikt om andere cursisten te stimuleren zich in te schrijven.
Om het onboardingproces te stroomlijnen, werden prestatieactiviteiten uit Totara Perform geïntroduceerd. Wanneer een nieuwe medewerker bij de Provincie Antwerpen in dienst treedt, wordt automatisch een prestatieactiviteit aangemaakt op basis van een dynamisch publiek. Alle relevante stakeholders krijgen toegang tot de activiteit, waardoor ze een duidelijk overzicht krijgen van hun taak (en de status van andere taken!). Gebruikerstours begeleiden hen door dit nieuwe proces en helpen hen zich aan te passen aan het vernieuwde systeem.
Uitstekende service via The Learning Hub: gestroomlijnde communicatie via het ticketsysteem en technisch advies en ondersteuning op maat van onze behoeften.