VDAB: Totara implementation
VDAB, de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding, is de werkgelegenheidsdienst van Vlaanderen (het noorden van België). De dienst helpt burgers werk te vinden door een jobplatform met duizenden jobs en handige online tools aan te bieden, opleidingen te geven en hen te begeleiden bij het zoeken naar een job.
De uitdaging
Als ondersteunende dienst voor burgers wil de VDAB een leven lang leren voor Vlamingen tijdens hun loopbaan mogelijk maken door een laagdrempelig online leeraanbod beschikbaar te stellen.
Alle Vlamingen, dat zijn potentieel 5 miljoen gebruikers, moeten het open leeraanbod op de website van de VDAB kunnen raadplegen. Het open aanbod bevat online opleidingen, seminaries en programma’s. Eens cursisten een online training of seminarie gekozen hebben, schrijven ze zich in voor de training en worden ze doorgestuurd naar het LMS. Een belangrijke vereiste waren daarom de integratiemogelijkheden. Trainingsinformatie, zoals de beschrijving, trefwoorden en specifieke velden voor seminars zoals geplande evenementen, locatie, beschikbare plaatsen enz. worden beheerd in het LMS en moeten worden weergegeven op de website.
Het LMS dient om online trainingen aan te bieden aan externe gebruikers, niet aan interne medewerkers. Interne medewerkers spelen echter een sturende rol in de zoektocht van burgers naar een baan. Daarom moeten zij ook toegang hebben tot het platform om interessante trainingen te kunnen aanbevelen en om hun klanten (de burgers) op te volgen.
De oplossing
VDAB koos voor Totara Learn omwille van de flexibiliteit en schaalbaarheid van het platform. De gebruikers komen in Totara niet terecht op de startpagina of de catalogus, maar rechtstreeks vanuit de website op de opleidingspagina. Zodra ze op ‘start training’ klikken, moeten ze inloggen op de website en komen ze in Totara op de trainingspagina terecht. Een grote uitdaging was het integreren van VDAB’s eigen authenticatiesysteem met Totara. We hebben dit opgelost door een speciale plugin te ontwikkelen. Om de inschrijvingsflow zo kort mogelijk te maken hebben we de auto enrolment plugin gebruikt. Voor seminars worden deelnemers direct naar de evenementpagina geleid via de registratiemethode ‘seminar direct enrolment’.
Er moest dus een diepe integratie worden gemaakt met de website. Dit was mogelijk omdat Totara een open source platform is en vanwege de vele mogelijkheden om aangepaste velden te gebruiken. Zo wordt alle informatie over de online trainingen en seminars centraal beheerd in Totara en zijn aanpassingen ook zichtbaar op de website in 1 catalogus, samen met vele andere intensieve trainingsprogramma’s die buiten het LMS worden beheerd.
Een extra uitdaging was om de look & feel zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de look & feel van de website. De focus lag vooral op CSS-aanpassingen, maar voor bepaalde blokken werd ook custom development gebruikt.
Voor een groot deel van de trainingen zijn ook online coaches beschikbaar die vragen beantwoorden en opdrachten valideren. Hiervoor is een integratie opgezet met een externe applicatie. Op de gewenste trainingspagina’s verschijnt een e-mailknop om contact op te nemen met je online coach. Als er een online coach beschikbaar is voor een bepaalde training, verschijnt er ook een chatknop. Een deelnemer kan direct chatten vanaf de trainingspagina.
De rol van VDAB op het vlak van opleidingen evolueert meer en meer naar een regisseursrol. Zo worden steeds meer opleidingen van opleidingsverstrekkers via LTI aangeboden en is VDAB ook een aanbieder van online opleidingen voor verschillende organisaties, zoals scholen en non-profitorganisaties. Bepaalde online trainingen van VDAB zijn via LTI gekoppeld om trainingen beschikbaar te maken voor partnerorganisaties.
De meeste gebruikers op Totara zijn burgers (> 100K/jaar), maar ook interne medewerkers moeten toegang hebben tot het LMS. Het is niet de bedoeling dat ze zelf opleidingen volgen, maar wel dat ze de burgers kunnen volgen in hun voortgang in online opleidingen en seminaries. De zeer specifieke VDAB rollen voor interne medewerkers vereisten een flexibele aanpak, die we vonden in de manier waarop Totara rollen samenstelt op basis van capaciteiten. Via de authenticatiemethode komen ze in een ander publiek terecht en krijgen ze een rol op maat met veel inzagemogelijkheden in trainingen en toegang tot verschillende rapporten.
Voor rapportage is een integratie opgezet met hun rapportagetool Microstrategy. Hier worden alle persoonlijke gegevens geanonimiseerd en worden de gegevens verrijkt met gegevens zoals diploma, regio, of de gebruikers werkzoekenden zijn, leeftijd, enz.
Het resultaat
Totara Learn geeft gebruikers een ongeëvenaarde vrijheid in leren. Met meer dan 300 online trainingen en meer dan 100 beschikbare seminars zorgt het platform voor toegankelijkheid en een breed leeraanbod. Elk jaar ondersteunt het meer dan 178.000 inschrijvingen voor online trainingen, trekt het meer dan 13.000 deelnemers aan seminars en trekt het meer dan 60.000 unieke deelnemers aan trainingen. Dankzij deze veelzijdigheid hebben verschillende doelgroepen, waaronder burgers en werknemers van partners, toegang tot op maat gemaakte trainingsprogramma’s via hetzelfde platform.
Leerlingen profiteren ook van keuzevrijheid, aangezien de open leercatalogus burgers in staat stelt om de trainingen te selecteren die het beste aansluiten bij hun behoeften en ambities.
Naast toegankelijkheid en keuze bevordert Totara Learn ook innovatie. VDAB heeft dit platform gebruikt om een uitgebreid leerecosysteem op te bouwen, met Totara Learn als spil in de structuur.
Tot slot biedt het platform een aanzienlijke kostenefficiëntie. Met meer dan 100.000 gebruikers biedt Totara Learn een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding, waardoor het een kosteneffectieve oplossing is voor grootschalige opleidingsinitiatieven.
VDAB koos voor Totara vanwege de flexibiliteit en schaalbaarheid, die een cruciale rol spelen bij het afstemmen van Totara op onze complexe bedrijfsbehoeften. Dankzij dit aanpassingsvermogen kunnen we elke training uniek aanpassen, afdelingsspecifieke dashboards aanmaken, onconventionele rollen definiëren, moeiteloos aangepaste rapporten genereren en gemakkelijk integreren met onze belangrijkste bedrijfsapplicaties. Zelfs met deze hoge mate van flexibiliteit kan Totara nog steeds centraal worden beheerd en beheerd!